Privacy

Persoonsgegevens bij Thuisgenoten
Uw privacy is voor Thuisgenoten van groot belang. Thuisgenoten houdt zich aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), waarin is geregeld hoe met uw persoonsgegevens moet worden omgegaan. Hierin staat ook dat de organisatie aan moeten kunnen tonen dat zij zich aan de wet houdt. In deze verklaring heeft Thuisgenoten op beknopte wijze de verplichtingen van Thuisgenoten en de rechten van cliënten (of hun vertegenwoordigers) beschreven.

Wat betekent deze privacyverklaring
In het kort houdt dit in dat Thuisgenoten als zorgorganisatie de verantwoordelijkheid heeft om aan te geven wat er met uw persoonsgegevens gebeurt. Welke persoonsgegevens wij vragen, waar we die voor gebruiken, wie ze gebruikt en aan wie we gegevens mogelijk verstrekken. Uitgangspunt daarbij is dat Thuisgenoten alleen persoonsgegevens gebruikt indien dat noodzakelijk is en natuurlijk wanneer dat op een veilige manier kan.

Welke (standaard) gegevens heeft Thuisgenoten nodig en waarvoor
Algemene persoonsgegevens (naam, geboortedatum, burgerlijke staat, et cetera), contactgegevens (ook van wettelijk vertegenwoordiger), verzekeringsgegevens, verleende zorgproducten, sociaal profiel / netwerk, medische en gedragsgegevens, voor zover relevant voor het kunnen bepalen van de benodigde zorg- en dienstverlening. 
Deze gegevens gebruiken we voor onze bedrijfsvoering, correspondentie en persoonlijke communicatie; in het bijzonder voor de instandhouding van de dienstverlening en externe verantwoording over de verleende zorg (declareren naar zorgkantoor, zorgverzekeraar, gemeente), maar ook voor het betrekken van het sociale netwerk en mantelzorger.

Cliënt-/relatienummer
Dit nummer kennen we aan elke cliënt toe en is uniek voor de zorgrelatie die we met de cliënt hebben.

Burgerservicenummer (BSN)
Dit nummer hebben we nodig om gegevens met betrekking tot de cliënt uit te wisselen met zorgkantoor, zorgverzekeraar, overheid en andere zorgaanbieders; gebruik van dit nummer is dan verplicht.

Medisch/specialistische, gedrags-gerelateerde, sociaalmaatschappelijke en verpleegkundige-/begeleidingsgegevens
Deze gegevens gebruiken we voor het vaststellen, toetsen, volgen en uitvoeren van de  individuele zorg- en dienstverlening. Het betreft bijzondere persoonsgegevens (art. 9 AVG). De wettelijke bewaartermijn voor deze medische gegevens is twintig jaar vanaf de dag waarop de laatste behandeling heeft plaatsgevonden. De medische gegevens worden vastgelegd in het medische dossier: het zorgplan. Thuisgenoten is als zorgaanbieder namelijk verplicht om een medisch dossier bij te houden.

Aard van toegepaste vrijheid beperkende middelen of maatregelen voor cliënt, datum/duur, reden, wiens verantwoordelijkheid en de betreffende woning.
Het vastleggen van deze gegevens is nodig om vrijheid beperkende middelen of maatregelen te kunnen toepassen en te kunnen verantwoorden waarom deze maatregelen noodzakelijk zijn.

Toegediende medicatie
Met af te tekenen medicatielijsten maken wij inzichtelijk welke medicatie cliënten moeten ontvangen en of ze deze ook daadwerkelijk hebben ontvangen.

Omschrijving en aard van incidenten met betrekking tot cliënten, getroffen maatregelen  en schade/letsel.
Deze gegevens hebben we nodig voor de handhaving en optimalisering van de kwaliteit van zorgverlening aan cliënten.

Omschrijving en toedracht van (seksueel) misbruik met betrekking tot een cliënt, en de ondernomen actie n.a.v. het misbruik
Deze gegevens hebben we nodig om het beleid te bepalen ten aanzien van het
(seksueel) misbruik (afhandeling, nazorg en preventie).

Bovenstaande gegevens mogen we gebruiken op basis van de overeenkomst die we met u afsluiten, zonder daarvoor uw specifieke toestemming te vragen.

Overige persoonsgegevens
Gegevens dienen altijd met een omschreven doel te worden vastgelegd. Overige bijzondere persoonsgegevens (bijvoorbeeld godsdienst, geaardheid, politieke voorkeur en ras) mogen wij niet vastleggen. In een aantal situaties kan toestemming hiervoor een uitzondering vormen. Pasfoto’s kunnen bijvoorbeeld ook iets over iemands ras of religie zeggen. Wanneer we foto’s willen vastleggen voor onze eigen registratie of om ergens te publiceren, kan toestemming als basis worden gebruikt om dit toch mogelijk te maken. Thuisgenoten maakt hier ook gebruik van. Toestemming hiervoor kan overigens altijd door u weer worden ingetrokken. Ook euthanasieverklaringen en reanimatieverklaringen worden alleen op verzoek van de cliënt vastgelegd.

Wanneer Thuisgenoten een gerechtvaardigd belang heeft om gegevens te verzamelen en vast te leggen, mag dit zonder toestemming worden gedaan. Denk bijvoorbeeld aan agressief gedrag van een persoon dat voor de medewerkers van belang is om te weten.

Hoe verkrijgt Thuisgenoten de persoonsgegevens?
De meeste gegevens van een cliënt ontvangen we rechtstreeks wanneer de zorgovereenkomst wordt afgesloten en de zorg wordt gestart. Daarnaast kunnen gegevens worden ontvangen van andere zorgaanbieders. Het dossier/zorgplan breidt zich uit gedurende de periode dat de cliënt bij Thuisgenoten in zorg is.

Intern gebruik van de gegevens
Om uw privacy zoveel mogelijk te beschermen beperken we het interne gebruik van persoonsgegevens. Alleen medewerkers die op basis van hun functie uw gegevens moeten gebruiken, mogen dat. Dat regelen we door die medewerkers specifieke bevoegdheid te verlenen (autorisatie) voor toegang tot geautomatiseerde systemen. Onze medewerkers zijn geïnformeerd over de AVG, zijn onderworpen aan een geheimhoudingsplicht en streven een ‘clean desk policy’ na. Onze medewerkers zijn verplicht om verantwoordelijk met uw persoonsgegevens om te gaan en de vertrouwelijkheid te respecteren. De vertrouwelijkheid is daarnaast juridisch gewaarborgd in elke arbeidsovereenkomst of opdrachtovereenkomst.

Beveiliging van de gegevens
Thuisgenoten neemt passende technische en organisatorische maatregelen om (bijzondere) persoonsgegevens veilig te bewaren en tevens ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Onze softwareleveranciers voldoen aan zowel de ISO 27001 als de NEN 7510 norm, dit betekent dat er vertrouwelijk en integer wordt omgegaan met (patiënt)gegevens.

Extern gebruik van gegevens

Verplichte doorgifte
Als zorginstelling heeft Thuisgenoten de verplichting om gegevens over benodigde en geleverde zorg te delen met onder andere een zorgkantoor, zorgverzekeraar of gemeenten (declaraties). Deze uitwisseling vindt plaats via beveiligde verbindingen. Bovendien maken wij gebruik van ZorgMail, waardoor alle gegevens veilig worden verzonden.

Inzage door leveranciers van software-/computerprogramma’s
Voor haar bedrijfsvoering maakt Thuisgenoten gebruik van veel computerprogramma’s. De leveranciers van de programma’s ondersteunen en onderhouden die en daardoor zijn de
persoonsgegevens in die programma’s ook toegankelijk voor medewerkers van die leveranciers.
Daarvoor sluiten we met hen een verwerkersovereenkomst waarmee we de leverancier verplichten om op een even zorgvuldige manier met persoonsgegevens om te gaan als Thuisgenoten zelf. Bovendien voldoen de leveranciers aan de NEN 7510 norm.

Overige doorgifte
Wij delen gegevens alleen met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitvoeren van de zorgovereenkomst en om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting. Denk bij derden bijvoorbeeld aan uw huisarts, uw fysiotherapeut en/of uw mantelzorger. Daarnaast kan het zijn dat wij gegevens verstrekken aan software bedrijven om u aangesloten te krijgen binnen bepaalde systemen. De gegevens die wij verstrekken zijn enkel bedoeld voor de uitvoering van de geldende overeenkomsten.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
De persoonsgegevens zijn in een aantal categorieën in te delen, waarvoor specifieke bewaartermijnen (kunnen) gelden:

• In het kader van de Wet geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) dient Thuisgenoten voor het cliëntdossier een bewaartermijn van 20 jaren te hanteren na beëindiging van de zorgovereenkomst;
• Voor medicatielijsten wordt een bewaartermijn van twee jaren gehanteerd;
• Wanneer een persoon solliciteert bij Thuisgenoten worden de gegevens vier weken bewaard. Bij expliciete toestemming van de sollicitant worden de gegevens maximaal één jaar bewaard;
• Administratieve gegevens worden, in lijn met de fiscale verplichtingen, maximaal vijf jaren bewaard;
• Gegevens voor de nieuws- en informatieverstrekking (bijv. de nieuwsbrief) worden maximaal één jaar bewaard.

Rechten met betrekking tot de eigen persoonsgegevens
Een persoon heeft de volgende rechten op grond van de AVG:

• Recht op informatie. U heeft recht om te weten hoe wij met uw persoonsgegevens
  In deze privacyverklaring is dit beschreven.
• Recht op inzage. U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens onze
  onderneming specifiek van u (heeft) verwerkt, met welk doel en hoe lang deze
  gegevens worden bewaard.
• Recht op rectificatie. Dit is het recht op correctie, aanvulling, verwijdering of
  afscherming van feitelijke persoonsgegevens.
• Recht op bezwaar. U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van
  uw persoonsgegevens.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens. Wanneer u de digitale
  persoonsgegevens wenst over te dragen aan een andere dienstverlener kunt u
  hiervoor een verzoek indienen.
• Recht op de vergetelheid. Wanneer u wenst dat uw persoonsgegevens worden
  verwijderd dan kunt u hiertoe een verzoek indienen. Indien u dit wenst, zullen wij
  tevens de verwijdering doorgeven aan organisaties die van ons uw persoonsgegevens
  verstrekt hebben gekregen.
• Recht op beperking van de verwerking. Wanneer u bezwaar heeft gemaakt tegen
  het verwerken van uw persoonsgegevens en zolang nog niet duidelijk is of dit
  bezwaar gegrond is, kunt u ons verzoeken om vooralsnog uw persoonsgegevens niet
  te verwerken.
• Recht op intrekking van eerder gegeven toestemming. Wanneer u ons
  toestemming heeft gegeven om uw persoonsgegevens te verwerken, bestaat de
  mogelijkheid deze toestemming alsnog in te trekken.
• Recht op verwijdering gegevens. Een persoon heeft het recht om een verzoek in te dienen om gegevens te (laten) verwijderen of bezwaar te maken tegen verwerking van gegevens.

De voorgenoemde rechten zijn niet absoluut. Omstandigheden kunnen zich voordoen waarbij Thuisgenoten aan uw verzoek geen of niet volledig uitvoering kan geven. Thuisgenoten maakt steeds een afweging tussen de wet- en regelgeving in het kader van de bedrijfsvoering enerzijds en de rechten en vrijheden van de betreffende personen c.q. bedrijven anderzijds. Een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verzet, overdraagbaarheid van gegevens, verwijdering van uw persoonsgegevens of intrekking van eerder gegeven toestemming, kunt u sturen naar onderstaande contactgegevens. U ontvangt binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek nader bericht van ons.

Cookies
Thuisgenoten verzamelt gegevens voor onderzoek om zo een beter inzicht te krijgen in haar klanten, zodat Thuisgenoten de diensten hierop kan afstemmen. De websites maken gebruik van ‘cookies’ (tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst) om te helpen analyseren hoe gebruikers de site gebruiken. De door het cookie gegenereerde informatie over het gebruik van de website wordt overgebracht naar eigen beveiligde servers van Thuisgenoten of die van een derde partij. Thuisgenoten gebruikt deze informatie om gebruik van de website bij te houden, om rapporten over de website-activiteiten op te stellen en andere diensten aan te bieden met betrekking tot website-activiteiten en internetgebruik. Deze persoonsgegevens zullen niet langer dan één week worden bewaard. De informatie is geanonimiseerd. Voor het verstrekken van de persoonsgegevens zal altijd toestemming worden gevraagd.